Le compte-rendu de réunion est un document essentiel qui doit être réalisé après chaque réunion. Son rôle est de récapituler les échanges, les propositions des participants et les décisions prises. Il permet de structurer les discussions afin d’assurer des réunions efficaces et axées sur un objectif précis. Malheureusement, le compte-rendu est souvent négligé et perd de son intérêt en devenant un brouillon confus.

Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de gagner un temps considérable dans la rédaction des comptes-rendus et de produire des rapports complets et organisés. Ces outils peuvent inclure des prises de notes automatiques, des suivis de tâches, des descriptions des étapes, et bien plus encore.

Les meilleurs outils pour gérer vos réunions

WEDO : une plateforme collaborative pour optimiser vos réunions et vos tâches.

Klaxoon : une gamme d’outils collaboratifs pour travailler efficacement en équipe.

OnBoard : une plateforme collaborative pour gérer les conseils d’administration.

Beekast : une plateforme interactive pour faciliter l’organisation de vos réunions.

Voici 10 points clés pour réussir un compte-rendu

1. Utiliser des outils adaptés : selon vos besoins, différents outils peuvent faciliter la rédaction des comptes-rendus. Les plateformes de visioconférence en ligne, par exemple, offrent souvent des fonctionnalités intégrées de prise de notes ou de génération de récapitulatifs. Vous pouvez également opter pour un logiciel de retranscription pour gagner du temps.
2. Désigner un rapporteur : il est essentiel de choisir un rapporteur avant la réunion, chargé de prendre des notes et de rédiger le compte-rendu. Cela évite d’avoir des prises de notes éparses, souvent incomplètes, faites par différents participants. Si vous utilisez un logiciel de retranscription, le rapporteur devra vérifier le contenu et organiser les informations.
3. Rédiger le compte-rendu immédiatement après la réunion : le meilleur moment pour rédiger le compte-rendu est juste après la réunion. Les informations importantes sont encore fraîches dans votre esprit et dans celui des participants, que vous pouvez solliciter en cas de doute. Cela vous permet également de diffuser rapidement le récapitulatif.
4. Enregistrer la réunion : il peut parfois être difficile de prendre des notes pendant une réunion, surtout si les idées fusent et les contradictions sont nombreuses. Il est donc judicieux d’enregistrer la réunion pour avoir une trace. L’enregistrement peut également être utilisé avec un logiciel de retranscription automatique après la réunion. Assurez-vous simplement que tous les participants consentent à l’enregistrement.
5. Rappeler le contexte de la réunion : les premières informations à inclure dans un compte-rendu sont la date, les participants et l’objet de la réunion. Ces éléments permettent de situer le contexte et de fournir une base claire pour comprendre le déroulement des discussions. Ensuite, vous pouvez organiser efficacement les comptes-rendus d’un même projet.
6. Mettre en évidence les décisions prises : une réunion constructive doit aboutir à des prises de décision. Le compte-rendu sert donc à fournir une preuve des choix effectués. Si cela a été défini, vous pouvez également inclure un calendrier des étapes jusqu’à la prochaine réunion pour donner une vision claire aux participants.
7. Noter les points d’accord et de désaccord : le compte-rendu de réunion reflète l’état d’avancement d’un projet à un moment donné. Il est donc important de souligner les points de divergence et de consensus au sein des équipes. Vous pouvez ainsi préciser les éléments nécessitant une analyse supplémentaire ou un point de vue extérieur.
8. Proposer une mise en page claire et soignée : le document doit être facile à lire et permettre à un collaborateur absent lors de la réunion de comprendre rapidement les enjeux et les éléments clés abordés. Veillez donc à réaliser un récapitulatif synthétique, aéré, en organisant les informations. Utiliser un modèle peut vous aider à présenter et uniformiser vos comptes-rendus.
9. Faire valider le compte-rendu : tous les participants n’ont pas forcément la même perception d’une même réunion. Après avoir rédigé le compte-rendu, il est important de s’assurer que tous les interlocuteurs sont d’accord avec le document. Cette étape est particulièrement importante car le compte-rendu sert de preuve des positions de chacun et des décisions prises.
10. Organiser les comptes-rendus dans un espace accessible : une fois votre récapitulatif réalisé, il est recommandé de le rendre accessible à tous les collaborateurs dans un espace commun regroupant tous les comptes-rendus de réunion d’un même projet. Cela permet aux collaborateurs de retrouver un historique des différentes étapes de travail. Les comptes-rendus peuvent être accessibles via un serveur interne, le cloud ou une plateforme de travail collaboratif.